وظایف اتوماسیون مالی و اداری

در زیر به برخی از وظایف و مزایای اتوماسیون اداری اشاره میکنیم:

۱-مدیریت پروژه

اتوماسیون اداری برای مدیریت پروژهای گسترده، برنامه های را برای کار ارائه میدهد که مدیران اداری به طور موثرتر و بهینه تر میتوانند پیش بروند. با این روش میتوان کارها را به شکل ترتیبی و به طور دقیق برنامه ریزی کرد تا انها بدون خطا و با دقت بالاتری صورت بگیرند.

۲-پردازش سفارشات

اتوماسیون اداری به کارفرمایان اجازه میدهد تا سفارشات به شکل خودکار و بدون نیاز به دخالت انسانی پردازش شوند. با استفادها از این روش، کارفرمایان میتوانند به راحتی سفارشات خود را پیگری کرده و بدون تاخیر به مشتریان خود خدامت ارائه کنند.

۳-مدیریت ارتباط با مشتری

با سیستم اتوماسیون اداری، مشتریان میتوانند به شکل ساده تر و قابل دسترس تری با شرکت ها و ادارات و…. ارتباط بگیرند و همراه شوند. بدین ترتیب این ادارات و شرکت ها میتوانند قابل دسترس تر باشند و در عین حال به سرعت پاسخ گوی نیازهای مردم و مشتریان باشند.

اتوماسیون اداری، به کمک ابزارهای خودکار مانند نرم افزارهای مدیریت رابطه با مشتریان (CRM) به پاسخگویی به مشتریان کمک می‌کند. با استفاده از این فناوری، سازمان می‌تواند به شکل خودکار کاربران را شناسایی کرده، اطلاعات مرتبط با آن‌ها را ذخیره و بیشتر به نیازهایشان پاسخگو باشد.

۴-پردازش داده

یکی از اصلی‌ترین وظایف اتوماسیون اداری، ثبت و پردازش اطلاعات مرتبط با فعالیت‌های یک سازمان است. برای مثال، در یک سامانه مدیریت سفارشات، اتوماسیون اداری می‌تواند عملیات ثبت سفارش‌ها، پردازش وضعیت سفارش و اطلاع رسانی به مشتریان را به صورت خودکار انجام دهد.

۵-مدیریت فایل‌ها و سند‌ها

اتوماسیون اداری، به کاربران و مدیران اداری کمک می‌کند تا فایل‌ها و سند‌های خود را به صورت منظم و مرتب مدیریت کنند. با استفاده از این فناوری، فایل‌ها و سند‌ها به صورت الکترونیکی ذخیره و مرتب شده و مستندات مالی و اداری سازمان به طور موثری به دسترسی همه کاربران قرار می‌گیرد.

۶-افزایش دقت و کیفیت کار

اتوماسیون اداری به افراد این اماکن را میدهد که فرایندهای کاری خود را با دقت بیشتری انجام دهند. در نتیجه خطاهای انسانی و فرایندهای زیادی که قبلا به دلیل وابستگی به فرایندهای دستی امکان خطا و نقص در انها وجود داشت کاهش خواهند یافت.

۷-پشتیبانی از تصمیم‌گیری

اتوماسیون اداری با داده‌ها و ابزارهای مناسب به کاربران و مدیران اداری کمک می‌کند تا تصمیم‌گیری‌های بهتر اقتصادی و مالی انجام دهند. با استفاده از این فناوری، اطلاعات مالی و فرآیندهای گردش مالی به نحوی در دسترس قرار می‌گیرد که بتوان از آن‌ها برای تحلیل و پیش‌بینی هدفمند استفاده کرد.